我們,AnneBelle,兩個熟女的戶外草地婚禮,流程和動線,與一般婚禮有些差異,因此我們認為,必須事先讓賓客有個大概了解,不然,他們到了現場肯定有很多疑惑,會把負責總籌、禮金收付和招待的朋友煩死,還會干擾到忙著備餐的森之王子工作人員。

所以,除了告訴部份搭接駁車的賓客如何上車之外,還製作了給全體賓客的行前通知,讓大家事先知道流程及內容,也藉此分享我們的感動。

以下詳細的行前通知,由我的伴侶Anne撰寫和製作。

 

*這份給要搭接駁車的賓客

開頭是一些基本事項,標題、流程。

接著特別提醒,因為是草地婚禮,穿輕便即可,因為是戶外婚禮,建議戴帽子,不建議撐傘是因為這樣會遮擋許多畫面。
列出緊急聯絡人,也提醒大家,記得跟自己那組的組長聯絡,以免有人找不到搭車點、還沒上車車就走了。

為了幫助大家找到搭車點,盡可能標示得清楚
包括搭高鐵出站後的畫面、路線、要辨認的標示等。

 

這份行前通知給所有賓客

 

首先是透過文字表達,我們辦這場婚禮的初衷,以及對賓客的重視及感謝。

 

接下來是場地的平面圖
綠色系底圖是森之王子原本的,我的伴侶Anne在上面加上各種顏色框框及數字

 

接下來是對場地和活動的介紹。
讓賓客看圖就知道如何行動,數字就是跑關順序,賓客進入大門後要去的站、做的事,依序如下:

1.禮金桌
1)包禮金
2)抽卡,這是下午活動的分組,可自行交換。
3)自行拿泡泡水玩耍
*不用拿喜餅,代替喜餅的禮物放在午宴座位上了。不用簽名,那是下一站「時光區」要做的事。
*我們請朋友站在那裡確認大家都有抽卡分組,有行李的人也由朋友指引,堆放到新人休息室。

2.時光區
1)自由觀賞照片及小物。
2)簽名留言
*時光區整天開放,隨時觀賞和留言。

3.茶點桌
1)自行享用茶點
2)看午宴座位。
*我們寫給賓客的小卡是按照桌次放的,所以提醒大家要看桌次。
*點心吧這邊特別提到,雞尾酒早上還沒加酒精,小孩子可以喝。

*證婚儀式和午宴,這有主持人引導,就不必寫太多。
*提醒大家要看桌次,到了正確的桌次會看到有自己姓名的小卡放在桌子中央。但是同一桌誰要跟誰坐,這個是賓客的自由,我們就不安排。實務上,如果連誰要坐哪個位置都排好,反而減緩入座速度。

 

下午的活動預告,對於「究竟該寫多清楚」,我們確實感到為難。
活動內容包括:敲敲杯、機智問答、新人第一支舞、大家一起在草地上跳舞、美好時光凍結(假人挑戰)。
寫得太清楚,大家只會根據過往參加婚禮的經驗,判斷這個內容可能很無聊、帶動可能很困難,還沒到現場心裡就有排斥感。加上我們兩人都近不惑之年,朋友們年紀也偏長,許多人並不喜歡太動態的活動。因此,就只寫到這個程度,期盼婚禮現場的藍天綠地、證婚儀式的感人氛圍、午宴buffet的可口食物,能讓大家樂於參加午宴後的歡樂時光。

 

最後,我們又追加了一段話,提醒大家,必須保密。

 

森之王子的承辦人怡靜說,她已經習慣,婚禮當天,她每一次出現在賓客眼前,大概就會被五個人攔住,問她廁所在哪、有沒有紅包袋我們忘記帶了之類的問題。

而這次,都沒有發生!

怡靜證實:

賓客到達後、證婚儀式前,完全沒人問廁所在哪,沒人問雞尾酒含不含酒精,也沒人詢問或要求,可否提前進入午宴區。(如果有行李,禮金桌旁的朋友會帶他們到新人休息室來放著。)

證婚儀式結束、要用餐時,賓客的入座速度很快,沒有人這時候才在看座位圖,沒有人找不到座位,沒有人拿這個問題攔住巡桌人員。

 

這證明了,我們的行前通知非常成功!

建議辦戶外婚禮、特色婚禮的新人,一定要這麼做,這能讓賓客感到新人的用心,又能有效減少現場的混亂。

 

 

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