我們沒有給賓客選擇是否要參加證婚儀式,行前通知直接指定大家需在證婚儀式前而非午宴時抵達,場地森之王子離市區遙遠,必須開車或搭我們安排的接駁車。
從接駁車抵達,到證婚儀式開始之間,有半小時,有很多要做的事,這並不是「等待活動開始的過場」,而是「規劃好的迎賓活動」。
場地平面圖如下
賓客一到現場,會看到以下畫面。
從左到右,有禮金桌、茶點桌、座位圖、合照用的背板、證婚儀式的拱門及賓客座位。
那個木馬,騎乘時可以前後搖動,大人小孩都喜歡。
木馬的右邊,是「時光區」,放大量照片的桌上有簽名留言本,又用森之王子的架子拉麻繩吊掛生活照。另外還有我們婚禮的主題海報,及對我們或賓客有意義的展示物品。
賓客抵達後的動線和行為都需要引導,如果僅靠主持人和負責招待的朋友現場說明,是完全不夠的,一定一團混亂。
所以我們除了在行前通知寫得很清楚(這部份請參考 草地婚禮:給賓客的行前通知),也做了這樣的標示牌,放在禮金桌上。
禮金桌只做禮金交付,不必簽名,也不必領取喜餅。
因為我們辦婚禮的初衷是,感謝每一位讓我們感到生命有神駐足的人,所以要把禮物卡片直接放在午宴時專屬於某人的座位,以表示誠意。也因為,戶外草地婚禮不像飯店宴客,賓客可以拿了喜餅、找到座位就坐下來,一直拎著東西很不方便。空出雙手才便於活動。
禮金桌旁協助招待的朋友,會請賓客抽卡,這是下午遊戲的分組,可自行交換。
森之王子準備了泡泡水,大家可以自行取用玩樂。
從後面證婚儀式的畫面可以看見,泡泡在陽光下非常美麗。以下畫面中,右方的朋友正在吹泡泡,Belle正在幫Anne撥去頭上的花瓣,現場賓客一直在尖叫,覺得太閃了天啊連光都打好了還有泡泡助陣……
當天住宿因此拖著行李的人,也會得到指引,行李通通堆到新人休息室去,婚禮結束再check in;前一天住宿的朋友也一樣把行李堆到新人休息室,鑰匙交去櫃台即可。
我們另外準備禮物給協助的朋友、給聘請的工作人員,這些是請朋友在婚禮當天載運上山,一律堆在新人休息室,交接給總籌,再由她發送。
於是新人休息室呈現爆炸狀態。
賓客包完禮金後,就可以到「時光區」自由觀賞和簽名留言。
「時光區」範圍拉得很大,照片桌兩邊都可以站人,才不會只要有人佔據位置其他人就不能幹麻。
我們準備了大量生活照相本。特地從電腦中挑檔案洗出來,有些本來就是古早照片的則掃描後再洗出另一份。
擺在桌上請大家留言的標示牌
關於簽名留言這件事,我們考慮過各種簽名綢之外的方式,比如疊疊樂、拼圖,以及樹葉、愛心等形狀拼成的木畫等,都是現在很流行的,每一種都讓我們非常想要。
可是最終考慮到,樹葉或愛心拼的大圖雖然很美,但日後只能作為畫作來擺設,疊疊樂很好玩,但平常也是收在盒子裡,拼圖拼好了跟大圖是一樣的,而且背面的簽名根本看不到了。
最後我們決定用非常古老的方式,到書局買了幾本本子當作簽名留言本,好處是可以隨時翻閱。裡面並不是空白的,而是洗出一些小張生活照貼上,婚禮現場也準備了紙膠帶和貼紙給大家隨意打扮本子。
賓客可以邊翻看照片,邊留言在旁邊的空白頁。
留言十分踴躍,連小朋友也很開心在幫她媽媽貼貼紙。(桌上紫色瓶子是賓客在禮金桌旁取得的泡泡水)
照片桌左邊是森之王子的架子,我們用它拉麻繩吊掛照片,再左就是時光桌。
時光桌上擺的物品是對我們或賓客有意義、充滿回憶的物品,比如大學社團的節目單,比如我們為了銘記這段感情所買來拼好的「向左走向右走」拼圖時鐘。
紫色大圖是我們婚禮的主題海報,量好森之王子那個架子的尺寸後,請人幫我們加入「向左走向右走」的概念去設計再加上我的伴侶Anne寫的文字。
除了玩耍,最重要的當然就是吃。
賓客都是一大早就開車或搭高鐵再搭接駁車上山,要等證婚儀式結束才能吃午餐,沒東西吃很快就會餓,餓了就會怨氣很重,什麼活動都無心參與了。
兩個白色帳篷是茶點區,右邊那個看板是座位圖。
大家邊吃邊看茶點區一旁的座位圖,事關午宴能不能找到正確的桌子、拿到我們親手寫的小卡,所以大家都會記得確認座位。
森之王子準備的茶點滿豐盛的,鹹食甜食都有。
茶點區和座位圖的旁邊是婚禮背板,下午送客時會在這裡跟大家合照,早上它就是自由拍照區。
背板旁邊有個小看板,請婚佈幫我們,跟背板一樣,做成一本書的樣子。
書上左邊的字是我的伴侶Anne寫的:「因為有相同的內在圖書館/所以我們無須言語/就能懂得彼此無法以言語表述的感動/所以我們無話不談/因為不管生活大小事都想與對方分享/何其有幸 與你相遇」
右邊的英文則是我們選的進場音樂〈The Book of Love〉的歌詞。
雖然這是公版的背板,我們還是盡可能讓它跟我們的生命有所連結,至於把背板取名為「內在圖書館」的理念,我們寫了一段話,請主持人在證婚儀式即將開始時講給大家聽。
證婚儀式快要開始時,由我們的朋友跟婚佈拿到花瓣,安排走道兩旁的人灑。婚佈提供的比我們想的多。從後來的照片可以看到賓客都灑得很盡興,Anne的頭上裙子上滿滿都是。
為了迎賓,百人左右的小型婚禮,除了聘請雙主持人,除了森之王子的現場人員外,又安排許多協助的朋友。
共有五位組長:總籌C、總籌D、禮金E1、招待F1、招待G1,都是前一天晚上就和我們一起入住森之王子民宿,方便交接工作。
其中總籌C、總籌D,和我們一起入住四人房。同一個房間,隔天既作為新人化妝地點,也堆放禮品、私人物品、親友行李等,整日作為工作室使用。
在迎賓活動中,大家的工作分配如下:
總籌C、總籌D:協助任何突發狀況的排除。
E1、E2:協助禮金收付。
F1、F2:顧禮金桌旁,確認賓客抽顏色卡、看桌次。有人要放行李則引導去新人休息室。
G1、G2、G3、G4:協助顧照片區看大家簽名留言,其中G2、G3要為師長帶位,G4要在新人進場前安排灑花瓣的賓客。
把活動塞滿,讓大家完全不會想要提早進入午宴區,也不會只想闖新人休息室找新人拍照,可以把對婚佈、餐點、新秘、主持人等工作人員的干擾降到最低。
就這樣,肚子餓了有甜鹹點心和冷熱飲可吃,大人小孩有草地、木馬和泡泡水可玩耍,有許多回憶照片和物品可看,雖然曬著太陽,但至少是冬天的太陽,也有椅子,度過半小時應該還行。
我們事後詢問賓客,台北人覺得台中天氣未免太好了吧,已經聽了我們的提醒盡量少穿了沒想到還被熱到。
還有我們唯一不夠貼心之處,是我們沒想到要請森之王子提供溫開水(茶點區提供熱紅茶、熱咖啡、果汁、不加酒精的雞尾酒飲料),有賓客提出需求,工作人員才趕緊跑去拿,讓他們等了一會兒。
下面這張廣角照片,是從現場另一個角度拍的。
禮金桌、茶點區的白色帳篷左邊,是座位圖和拍照背板的背面。
一些因為我們婚禮而聚首的朋友們,拿了茶點就移動到一旁的木桌椅,在陽光和樹蔭下輕鬆地吃喝、聊天。
這種野餐般的氛圍正是我們想要營造的。
我們選定森之王子為場地後,就決定:天候、風景、佈置和餐點,這四個項目沒有誰輕誰重,都是第一優先,組合起來必須讓賓客覺得,遠道而來是完全值得的,流程及活動必須讓賓客感受到,這不只是新人自我滿足之舉,賓客也是這場特色婚禮的重要角色,而能從中獲得感動。
以上目標,透過迎賓活動,在賓客抵達的這半小時,全部達成。
最後分享一下冬天暖陽下的森之王子有多溫馨寧靜,這是朋友在當天早上拍的。
門口的迎賓板
通往住宿區和景觀餐廳的入口,非婚宴入口但就在一旁,所以當天這裡不會人擠人,大家把這裡當漂亮的拍照點。
這是通往雙人房的石板路。
石板路的一角
這是住宿區通往證婚草地的石塊樓梯(另有平緩斜坡可走),前方那個白色帳篷是茶點區。
一早尚未佈置的證婚草地,冬天讓部份樹葉染上黃紅的暖色。
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